General Terms and Conditions (referred to as “GTC”) of Emerald Global Education GmbH for the use of exhibition space at the Virtual Fair Study Abroad Work & Travel (referred to as “Virtual Fair”).

§ 1 Scope

(1) These Terms and Conditions solely apply between Emerald Global Education GmbH (referred to as “Organizer”) and the exhibiting institution (referred to as “Exhibitor”) at the Virtual Fair.

(2) The Virtual Fair is a fair, that is conducted through a digital medium without the physical presence of the participants (this applies to Exhibitors and visitors). Interaction between the Exhibitors and visitors takes place exclusively via electronic means of communications e.g., online chat.

(3) Organizer hosts the Virtual Fair at the following dates:

December 3, 2021 between 9 am an 7 pm CET
May 6, 2022 between 9 am an 7 pm CEST

The online content provided by Exhibitors will be available for an additional 7 days after the live fair has ended.

(4) Organizer hosts the Virtual Fair on a platform made available by several third-party providers. Therefore, all participants, especially Exhibitors have to comply with their terms and conditions, prior to their log in to the platform. The respective third-party providers can be found in the fair calendar; as a rule, the general terms and conditions of these providers can also be found there, which may also have to be accepted by the participants and Exhibitors.

§ 2 Conclusion of Contract and Admission

(1) Participation as Exhibitor at the Virtual Fair requires an admission.
Admission can be requested from the Organizer as follows:

Applicants interested in participating as an Exhibitor at the Virtual Fair have to fill out Organizer’s registration form.
The registration form is available at Organizer’s Website or will be made available via E-Mail to an interested party. The GTC are attached to each registration form.
Applicant sends the completed registration form back to Organizer. The filed application represents a legally binding offer to the Organizer.

(2) Organizer will review the application to determine if applicants offer of information meets the admission requirements. Applicants requesting admission may not necessarily be admitted to the Virtual Fair. There is no legal entitlement to admission.

(3) Organizer accepts applicant´s offer by e-mail (conclusion of contract) and invoices applicant for the amount due.

(4) The application for admission may be rejected, if the applicant’s offer of information is not in line with the purpose of the Virtual Fair, appears inappropriate or due to a lack of capacity.

(5) Admission may be withdrawn from Exhibitor retrospectively if it becomes apparent that Exhibitor no longer meets the admission requirements, disregards them or violates obligations arising from these GTC.

§ 3 Payment

(1) Payment is due within two weeks after invoicing, immediately in case the Virtual Fair is less than 6 weeks away.

(2) Payments are accepted via wire transfer, credit card and PayPal.

§ 4 Login data

After admission as an Exhibitor and after payment of the exhibitor fee, Exhibitor will receive Login data from the Organizer. Exhibitor is obliged to carefully store the login data provided and is not to share it with any third person other than the authorized users.

§ 5 Booth Allocation

(1) The virtual booth is allocated by the Organizer.

(2) The Organizer has the right to change the position of the booth.

§ 6 Booth Design and Responsibility for provided content

(1) Exhibitor is obliged to mark his booth with his contact details, corporate design (name, trademark logos, general information, pictures for commercial use or names associated with or the institution/organization) throughout the Virtual Fair.

(2) In the interests of a successful overall presentation, when setting up and equipping the stand, the organizer’s guidelines and instructions, particularly those contained in the Technical Regulations for the respective venue, are to be followed.

(3) All designs and content must be relatable to the theme of the Virtual Fair. The Organizer has the right to change such design in correlation to the theme of the Virtual Fair in an appropriate manner.

(4) Exhibitor is free to design the booth himself or have the booth designed individually. If requesting a booth design by either Organizer or its service providers, a respective request must be made when submitting the application to admission. Separate fees as stated in the application form will apply. When using templates provided by Organizer´s service provider EXPO-IP, either by customizing it yourself or by paying for an individual booth design, these templates can only be used during the Virtual Fair and/or additional events provided by Organizer’s service provider EXPO-IP.

(5) Exhibitor may use its own graphics, logos or other content to design its booth. Exhibitor shall ensure that graphics, logos or other contend provided by him, as well as any linked pages do not violate any applicable law, nor infringe or violate the rights of third parties of any kind whatsoever. In particular, he is obliged to check the graphics, logos, text and image material, videos, etc. provided by him for their legality and existing third-party rights. Express reference is made to the Copyright Act, the Trademark Act and the Unfair Competition Act.
The Organizer does not check the legal conformity of Exhibitors content.

(6) Exhibitor indemnifies the Organizer against any claims of third parties arising in connection with infringements of rights in connection with § 5 (5) and undertakes to compensate the Organizer to this extent for all damages and disadvantages arising from this.

§ 7 Removal and deletion

(1) Organizer is entitled to reject content of the Exhibitor or delete such content during the Virtual Fair, depending on the severity of the infringement in question (as a rule) with or (in serious cases) without prior hearing and notice, if he receives concrete indications that it violates applicable law or infringes or impairs the rights of third parties. This also applies if the content presented is inappropriate. This is to be assumed, among other things, in the case of content that violates the principles of the protection of minors or contains or refers to right-wing extremist, pornographic content or glorifies violence. Exhibitor may also be excluded from the Virtual Fair. This is at Organizer’s discretion.

(2) Exhibitor remains obliged to pay the exhibition fee.

§ 8 Obligations of Exhibitor

(1) Exhibitor is obliged to complete its booth by the start of the Virtual Fair.

(2) Exhibitor is obliged to make its booth available to visitors during the Virtual Fair and for further 7 days following the event. The Exhibitor is obliged to keep linked pages active.

(3) After said 7 days expire the content of the booth will be deleted irrevocably. Exhibitor and Organizer can make written agreements deviating from this.

(4) The booth must be manned by competent staff during the time slots confirmed by the exhibitor.

(5) Exhibitor shall inform Organizer without undue delay if he becomes aware or if he has indications that the contents of his exhibition provided by him violate applicable law or infringe the rights of third parties.

§ 9 Exhibitors Overview

The Exhibitor agrees that his contact data will be included in a list of exhibitors (Exhibitors Overview) kept by the Organizer. Corresponding data will be stored and used for advertising purposes.

§ 10 Prohibition of Booth Subletting

(1) Exhibitor is not allowed to sublet a booth or booth design provided by Organizer or third-party designers, or to allow third party use, exchange templates or register for a third party without the Organizer’s consent.

(2) In the event of violations of this provision (§ 10 (1)) the Organizer reserves the right to exclude the Exhibitor and the third party from the Virtual Fair. In this case exhibition fee will not be refunded and Exhibitor is liable to the Organizer for all damages resulting from this violation. This also applies if the damage is caused by the third party.

§ 11 Recordings, Granting of Rights

(1) Exhibitor agrees that presentations given by him will be recorded by Organizer and presented on Organizer’s YouTube channel. The Exhibitor shall ensure that it has received all the relevant consents from the participants with regard to filming.

(2) The Exhibitor grants the Organizer a simple non-exclusive, non-transferable right of use, unlimited in time, to the presentation videos. The use of the presentation videos is limited in content to the use of the videos on the YouTube channel of the Organizer.

(3) The granting of rights also includes the right to store, reproduce, publish, digitalize and edit the presentation video, insofar as this is necessary for the presentation on Organizer’s YouTube channel.

(4) Exhibitor indemnifies the Organizer against all rights of third parties of any kind, resulting from Exhibitors violation of §11.

§ 12 Liability

(1) The liability for damages and reimbursement of expenses follows from the statutory provisions. However, Organizer shall only be liable for damages and reimbursement of expenses in the event of any kind of breach of duty (pre-contractual, contractual and non-contractual) for gross negligence and wilful misconduct for which it or its vicarious agents are responsible. Insofar as the breach of duty is unintentional, the liability for damages of Organizer shall be limited to the typically foreseeable damage.

(2) Deviating from this, Organizer shall be responsible for any form of negligence in the event of injury to life, body or health or the breach of a contractual obligation that endangers the achievement of the purpose of the Agreement (essential contractual obligation).

(3) Organizer shall not be liable for any damages caused by malfunctions of telephone lines, servers or other (similar) equipment, that is not within Organizer’s responsibility. This includes in particular malfunctions within the area of responsibility of third-party providers. Furthermore, Organizer shall not be liable for the availability of the Internet.

(4) In all other respect liability is excluded.

§ 13 Cancellation Policy

(1) All cancellations must be received in writing. The cancellation date is determined by the receiving date of the written cancellation.

(2) In case of cancellation, the following cancellation fees shall apply:
if cancellation is declared up to the Early Bird deadline, a 50% refund of the total fees (plus VAT) will be granted.
if cancellation is declared between the Early Bird deadline and the application deadline, a 20% refund on booth and sponsorship fees will be granted, no refunds on booth designing will be granted.
no refunds will be granted after the application deadline has passed. Total fees include participation fees, sponsorship fees, booth design fees and all other fees.

§ 14 Data Protection

The Organizer processes data and, if applicable personal data of the Exhibitors within the scope of this contractual relationship. This for various purposes, such as for the execution of the GTC and for advertising and marketing purposes (legitimate interest: as far as legally permissible) and with regard to the Exhibitor Overview. The Organizer is obliged to comply with data protection requirements.

With regard to the information obligations that the Organizer must clarify, reference is made to the Organizer’s data protection agreement, available at

§ 15 Final provisions

(1) Should any stipulation of this Agreement be or become invalid, the validity of the remaining stipulations remains.

(2) These GTC are governed by the laws of the Federal Republic of Germany.

(3) Place of jurisdiction for all disputes out of or in connection with these GTC shall be Darmstadt.

Emerald Global Education GmbH
Status: July 2021

Teilnahmebedingungen (nachfolgend “TB” genannt) der Emerald Global Education GmbH für die Teilnahme an der Virtual Fair Study Abroad Work & Travel (nachfolgend “Virtuelle Messe” genannt).

1 Geltungsbereich

(1) Diese Teilnahmebedingungen gelten ausschließlich zwischen der Emerald Global Education GmbH (nachfolgend “Veranstalter”) und den Teilnehmern als Besucher (nachfolgend “Besucher”) der Virtuellen Messe.

(2) Die Virtuelle Messe ist eine Messe, die über ein digitales Medium ohne die physische Anwesenheit der Teilnehmer (dies gilt für Aussteller und Besucher) durchgeführt wird. Der Zweck der Messe ist es, den Ausstellern elektronische Marketingdienstleistungen zur Verfügung zu stellen, um ihre Studiengänge bei potenziellen Studenten zu bewerben. Die Interaktion zwischen den Ausstellern und Besuchern erfolgt ausschließlich über elektronische Kommunikationsmittel, z.B. Online-Chat oder Video-Chat.

(3) Der Veranstalter veranstaltet die Virtuelle Messe zu den folgenden Terminen:

  • 3. Dezember 2021 zwischen 9 Uhr und 19 Uhr MEZ
  • 6. Mai 2022 zwischen 9 Uhr und 19 Uhr MESZ

Die von den Ausstellern zur Verfügung gestellten Online-Inhalte sind für die Besucher noch bis zu 7 Tage nach Ende der Messe abrufbar.

(4) Der Veranstalter veranstaltet die Virtuelle Messe auf einer Plattform, die von verschiedenen Drittanbietern (Dienstleistern) zur Verfügung gestellt wird, in diesem Fall von der EXPO-IP GmbH. Daher müssen alle Teilnehmer, insbesondere die Besucher, vor der Anmeldung auf der Plattform deren Geschäftsbedingungen beachten. Weitere Informationen hierzu sind in der Datenschutzrichtlinie des Veranstalters aufgeführt. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Dienstleister können auf deren Webseiten eingesehen werden, die ggf. auch von den Besuchern akzeptiert werden müssen.

(5) Als Besucher sind sowohl natürliche als auch juristische Personen zugelassen.

2 Anmeldeformular und Vertragsabschluss 

(1) Besucher können sich für die Teilnahme an der Virtuellen Messe über die Website des Veranstalters unter registrieren. Ein Anmeldeformular ist auf der Website des Veranstalters hinterlegt. 

(2) Der Besucher verpflichtet sich, bei der Registrierung keine falschen Angaben zu seiner Person zu machen; die Wahl eines hiervon abweichenden Benutzernamens während der Virtuellen Messe ist dem Besucher jedoch gestattet. Das vom Besucher ausgefüllte Anmeldeformular wird an den Veranstalter übermittelt. Dies stellt ein Angebot zur Annahme an den Veranstalter dar. Die Registrierung von minderjährigen Besuchern bedarf der Zustimmung der gesetzlichen Vertreter.

(3) Der Veranstalter verwendet bei der Registrierung ein Double-Opt-in-Verfahren. Nach dem Absenden des Anmeldeformulars erhält der potenzielle Besucher eine E-Mail (an die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse), in der er aufgefordert wird, die Anmeldung zur Virtuellen Messe durch Klicken auf einen in der E-Mail aufgeführten Link zu bestätigen. 

(4) Nach dieser Bestätigung erhält der Besucher eine zweite E-Mail mit seinem individuellen Link zur World of Students Virtual Fair. Dieser Link ermöglicht dem Besucher den direkten Zugang zur Virtuellen Messe. Mit dem Versand des Zugangslinks nimmt der Veranstalter das Angebot des Besuchers an. Der Vertrag ist damit geschlossen.  

3 Kosten

Die Teilnahme an der Virtuellen Messe ist kostenlos.

4 Anmeldedaten 

(1) Der Besucher ist verpflichtet, die angegebenen Log-In-Daten sorgfältig aufzubewahren und sie nicht an Dritte weiterzugeben.

(2) Der Verlust oder der Diebstahl seiner Log-In-Daten ist dem Veranstalter unverzüglich zu melden. 

5 Leistung des Veranstalters

(1) Der Veranstalter gewährt dem Besucher, über den versendeten Zugangslink, Zugang zur Virtuellen Messe.

(2) Der Veranstalter bemüht sich, den Zugang zur Virtuellen Messe, während ihrer gesamten Dauer, aufrecht zu erhalten. Der Veranstalter nutzt für die Veranstaltung der Virtuellen Messe eine Plattform, die von dem Drittanbieter EXPO-IP GmbH betrieben wird. Der Veranstalter kann daher Störungen der Leistungserbringung, resultierend aus dem Verantwortungsbereich dieses Drittanbieters, nicht ausschließen. Gleiches gilt für Störungen von Telefonleitungen, Servern oder anderen (ähnlichen) Einrichtungen, die nicht im Verantwortungsbereich des Veranstalters liegen. Zur Klarstellung: Der Veranstalter haftet nicht für die Verfügbarkeit des Internets. Der Besucher nimmt zur Kenntnis, dass insoweit die dauerhafte und beeinträchtigungsfreie Zurverfügungstellung des Zugangs zur Virtuellen Messe nicht geschuldet ist.

(3) Der Veranstalter ist für die auf der Virtuellen Messe bereitgestellten Inhalte der Aussteller oder der Besucher nicht verantwortlich. Gleiches gilt für die Inhalte auf von ihnen verlinkte externe Webseiten Dritter. Der Veranstalter übernimmt insbesondere keine Gewähr für die Richtigkeit dieser Inhalte. 

6 Pflichten des Besuchers

(1) Der Besucher kann eigene Inhalte über das Chat-Tool der Plattform bereitstellen und mit anderen austauschen. Der Besucher stellt sicher, dass diese Inhalte weder gegen geltendes Recht verstoßen noch Rechte Dritter, gleich welcher Art, verletzen oder beeinträchtigen. 

(2) Dem Besucher ist es unter anderem untersagt:

a) beleidigende oder verleumderische Inhalte, unabhängig davon, ob diese Inhalte andere Besucher, andere Personen oder Unternehmen betreffen, zu teilen. Hierzu gehören unter anderem auch Inhalte, die von Betroffenen als Belästigung aufgefasst werden können, wie z. B. obszöne oder sexuell orientierte Kommunikation und Ähnliches;

b) pornografische Inhalte oder Inhalte, die gegen Jugendschutzgesetze verstoßen zu teilen, zu bewerben oder anzubieten;

c) aggressive Kundenwerbung, wie Ketten-, Schneeball- oder ähnliche Systeme, zu betreiben;

d) Inhalte zu teilen, die sich an wettbewerbswidrigen Aktivitäten beteiligen oder diese fördern;

e) Inhalte zu teilen, die Urheber-, Marken-, Patent-, Design- oder Gebrauchsmusterrechte verletzen. Gleiches gilt, wenn hierdurch gesetzlich geschützte Waren oder Dienstleistungen beworben oder vertrieben werden.

7 Entfernung und Löschung

Der Veranstalter ist berechtigt, Inhalte des Besuchers während der Virtuellen Messe zu löschen, wenn er davon Kenntnis erlangt, dass diese Inhalte gegen geltendes Recht verstoßen oder Rechte Dritter verletzen oder beeinträchtigen. Die Löschung erfolgt je nach Schwere des jeweiligen Verstoßes (in der Regel) mit oder (in schwerwiegenden Fällen) ohne vorherige Anhörung des und Ankündigung an den Besucher. Dies gilt auch, wenn die dargestellten Inhalte als unangemessen zu bewerten sind. Dies ist u.a. bei Inhalten anzunehmen, die gegen die Grundsätze des Jugendschutzes verstoßen oder rechtsextremistische, pornografische oder gewaltverherrlichende Inhalte enthalten oder auf solche hinweisen. Der Besucher kann auch von der Virtuellen Messe ausgeschlossen werden. Dies liegt im Ermessen des Veranstalters. 

8 Aufzeichnungen

(1) Der Besucher nimmt zur Kenntnis, dass die Präsentationen der Aussteller vom Veranstalter aufgezeichnet und auf den Social-Media-Kanälen des Veranstalters (wie Facebook, Instagram, YouTube etc.) präsentiert werden. 

Während der Präsentation der Aussteller kann der Besucher frei wählen, ob er seine PC-Kamera und/oder sein Mikrofon aktivieren möchte oder nicht und damit entscheiden, ob er damit einverstanden ist, während der Präsentation gesehen, aufgezeichnet und gehört zu werden. 

(2) Für den Fall, dass sich der Besucher für eine Teilnahme mit aktivierter Kamera und/oder aktiviertem Mikrofon entscheidet, räumt er dem Veranstalter ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und zeitlich unbegrenztes Nutzungsrecht an den Präsentationsvideos ein. Die Nutzung der Präsentationsvideos ist inhaltlich auf die Nutzung der Videos auf den Social-Media-Kanälen des Veranstalters beschränkt.

(3) Die Rechteeinräumung umfasst auch das Recht, das Präsentationsvideo zu speichern, zu vervielfältigen, zu veröffentlichen, zu digitalisieren und zu bearbeiten, soweit dies für die Präsentation auf den Social-Media-Kanälen des Veranstalters erforderlich ist.

9 Haftung

(1) Die Haftung auf Schadensersatz und Aufwendungsersatz ergibt sich aus den gesetzlichen Bestimmungen. Der Veranstalter haftet auf Schadens- und Aufwendungsersatz jedoch nur bei einer von ihm oder seinen Erfüllungsgehilfen zu vertretenden vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung jeglicher Art (vorvertragliche, vertragliche und außervertragliche). Soweit die Pflichtverletzung nicht vorsätzlich erfolgt, ist die Schadensersatzhaftung des Veranstalters auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(2) Abweichend hiervon haftet der Veranstalter für jede Form der Fahrlässigkeit im Falle der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder der Verletzung einer Vertragspflicht, die die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet (wesentliche Vertragspflicht).

(3) Der Veranstalter haftet nicht für Schäden, die durch Störungen von Telefonleitungen, Servern oder sonstigen (ähnlichen) Einrichtungen verursacht werden, die nicht im Verantwortungsbereich des Veranstalters liegen. Hierzu zählen insbesondere Störungen im Verantwortungsbereich von Drittanbietern. Der Veranstalter haftet ferner nicht für die Verfügbarkeit des Internets. 

(4) Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.

(5) Der Besucher stellt den Veranstalter von allen Rechten Dritter jeglicher Art frei, die aus einem Verstoß des Besuchers gegen diese Vereinbarung und insbesondere gegen § 6 resultieren.

10 Datenschutz

Der Veranstalter verarbeitet Daten und ggf. personenbezogene Daten der Besucher im Rahmen dieses Vertragsverhältnisses. Dies zu verschiedenen Zwecken, wie z.B. zur Durchführung der Virtuellen Messe und zu Werbe- und Marketingzwecken (berechtigtes Interesse: soweit gesetzlich zulässig). Insbesondere werden personenbezogene Daten an Aussteller (z.T. mit Sitz außerhalb der EU) übermittelt. Der Veranstalter ist zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

Hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Verpflichtungen des Veranstalters, insbesondere seiner Informationspflichten, wird auf die Datenschutzvereinbarung des Veranstalters verwiesen, abrufbar unter [ ]. 

11 Schlussbestimmungen

(1) Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen erhalten. 

(2) Auf diese TB findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung. 

(3) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB ist Darmstadt. 


Emerald Global Education GmbH

Status: Juli 2021